Projektassistenz (m/w/d) in der Abteilung Außenwirtschaft

Wir, der Industrieverband SPECTARIS mit Sitz in Berlin-Mitte, vertreten rund 400 Unternehmen aus den Bereichen der Optik, Photonik, Analysen- und Medizintechnik. Diese mitreißenden, innovativen und krisenresistenten Branchen leisten einen großen Beitrag zur Zukunftssicherung des Wirtschaftsstandorts Deutschland. Wir bei SPECTARIS sind eine illustre und sympathische Mischung aus 30 Kolleginnen und Kollegen, die respektvoll und unkompliziert miteinander umgehen.

Wir suchen zum nächstmöglichen Termin eine kompetente Verstärkung für unser Außenwirtschaftsteam. Wir suchen eine

Projektassistenz (m/w/d)
in der Abteilung Außenwirtschaft - in Teilzeit (ca. 20 Stunden/ Woche)

In dieser Position bist Du eine zentrale Stütze für unser Team in der Außenwirtschaftsabteilung und trägst maßgeblich dazu bei, dass unsere Prozesse reibungslos ablaufen. Deine Hauptaufgabe ist es, den Kolleginnen und Kollegen im Tagesgeschäft den Rücken freizuhalten, sodass sie sich voll und ganz auf ihre inhaltliche Arbeit konzentrieren können. Durch Deine Unterstützung in den Bereichen Organisation, Koordination und Verwaltung leistest Du einen unverzichtbaren Beitrag zur Effizienz und Leistungsfähigkeit unserer Abteilung. Du bist die erste Anlaufstelle für administrative Fragen und arbeitest eng mit verschiedenen Schnittstellen im Verband zusammen, um sicherzustellen, dass alle internen und externen Abläufe optimal aufeinander abgestimmt sind. Durch Deine strukturierte, proaktive Arbeitsweise unterstützt Du nicht nur das Team, sondern trägst auch zur Stärkung der Außenwirtschaftsabteilung bei. Dein Engagement und Deine Organisationsstärke machen Dich zu einem unverzichtbaren Mitglied unseres Teams, auf das sich alle verlassen können.

Das gibt´s zu tun:

Organisation und Koordination:

• Unterstützung bei der täglichen Büroorganisation und effizienten Ablage von Dokumenten auf dem Server.
• Terminkoordination und vorausschauende Planung bei komplexen Aufgaben.
• Organisation der Teilnahme von SPECTARIS an internationalen Messen.
• Pflege der Verteiler und Adressdaten in der zentralen Datenbank COBRA.
• Verantwortung für Reisebuchungen und Nachbereitung der Messeaktivitäten.

E-Mail-Korrespondenz und Informationsmanagement:

• Kommunikation mit Mitgliedern, Partnern und Stakeholdern.
• Pflege und Aktualisierung von Inhalten im Intranet (mySPECTARIS) und auf der Homepage (TYPO3).

Projektmanagement und Veranstaltungsunterstützung:

• Eigenständige Betreuung kleinerer Projekte oder Arbeitspakete auch im Bereich Veranstaltungsmanagement.
• Unterstützung bei der Organisation von Online- und Offline-Veranstaltungen inkl. Teilnehmermanagement und Eindecken für die Bewirtung.

• Du hast einen mittleren Bildungsabschluss (oder höher) und verfügst über fundierte Kenntnisse in administrativen Tätigkeiten.
• Idealerweise bringst Du bereits Erfahrungen im Projekt- oder Office Management mit.
• Du bist strukturiert, liebst administrative Aufgaben und hast Freude daran, Verantwortung zu übernehmen und Dinge eigenständig voranzutreiben.
• Teamgeist und Organisationstalent zeichnen Dich aus, und Du kannst flexibel Prioritäten setzen, ohne dabei den Überblick zu verlieren.
• Im Umgang mit gängigen Office-Anwendungen (MS Office, E-Mail-Programme etc.) bist Du sicher und versiert.
• Mit Content-Management-Systemen wie TYPO3 oder Eventmanagement-Tools hast Du idealerweise schon einmal gearbeitet oder bist bereit, Dich in diese einzuarbeiten.
• Du bist kommunikationsstark und bringst ein gewisses Interesse an den zukunftsorientierten Hightech-Branchen von SPECTARIS mit. Englisch ist ein Plus.

Wir suchen eine engagierte Person mit Organisationstalent, die eigenständig arbeitet und einen professionellen Ablauf sicherstellt.

• Wertschätzung, sympathisches Team, offene Kommunikation, regelmäßige Teamevents
• Ausführliche Einarbeitung
• Moderne Büroatmosphäre mit ansprechender Arbeitsausstattung in Berlin-Mitte  
• Faire Homeoffice-Regelung mit max. drei Tagen pro Woche
• Attraktive Benefits zusätzlich zum Gehalt
• Kostenfreie Getränke (Tee, Kaffee, Wasser, Milch und Hafermilch)
• Die Perspektive, im Laufe der Zeit auch stärker inhaltlich bei uns arbeiten zu können